Changer de logiciel médical : guide de la portabilité des données

Changer de logiciel médical ne devrait pas vouloir dire repartir de zéro.

Votre logiciel médical rassemble des années d’informations utiles : dossiers patients, antécédents, comptes rendus, prescriptions, résultats d’examens, documents et rendez-vous. Au moment de changer de solution, ces données doivent pouvoir suivre votre cabinet.

Mais un export ne suffit pas toujours. Encore faut-il qu’il soit complet, compréhensible et exploitable par le nouvel éditeur.

Dans ce guide, nous faisons le point sur vos droits, les données à récupérer et les étapes à suivre pour préparer la migration de votre logiciel médical sans mettre en difficulté votre équipe ni la continuité des soins.

L’essentiel à retenir avant de changer de logiciel médical

• La loi française reconnaît désormais le principe du transfert des données en cas de changement d’éditeur.

• Certaines modalités pratiques doivent encore être précisées par décret et par un référentiel technique.

• Semble, Doctolib, Odaiji et Orisha Healthcare ont choisi de prendre trois engagements communs pour les médecins : un export complet et documenté, gratuit et remis sous 30 jours maximum.

• L’export réalisé par l’ancien éditeur et l’import dans le nouveau logiciel sont deux opérations différentes.

• La migration doit être préparée avec les deux éditeurs et vérifiée avant l’arrêt définitif de l’ancien outil.

Qu’est-ce que la portabilité des données médicales ?

La portabilité est la possibilité de récupérer les données présentes dans un logiciel médical pour les transférer vers une autre solution.

Elle devient essentielle lorsqu’un médecin change de logiciel, rejoint une nouvelle structure ou fait évoluer l’organisation de son cabinet. Sans portabilité réelle, le professionnel peut se retrouver prisonnier d’un outil qui ne lui convient plus, simplement parce que son historique patient est difficile à récupérer.

La portabilité ne consiste donc pas seulement à recevoir un dossier compressé ou un fichier tableur. Recevoir un fichier ne suffit pas : pour être réellement portables, les données doivent rester compréhensibles, documentées et réutilisables dans le nouveau logiciel.

Un export utile doit permettre au nouvel éditeur de comprendre les informations remises : la signification des champs, les liens entre les patients et leurs documents, les périodes couvertes et les éventuelles limites de l’extraction.

Trois opérations doivent être distinguées :

• l’export, réalisé par l’éditeur quitté, qui extrait et remet les données ;

• le transfert, qui permet de les transmettre de manière sécurisée ;

• l’import, réalisé par le nouvel éditeur, qui les convertit et les intègre dans le logiciel d’arrivée.

Un export complet est indispensable. Il ne garantit toutefois pas, à lui seul, que chaque information sera reprise à l’identique. Les structures de données peuvent varier d’un logiciel médical à l’autre. C’est pourquoi le travail de préparation et de contrôle compte autant que l’export lui-même.

Que dit la loi sur la récupération des données d’un logiciel médical ?

La loi n° 2026-403 du 26 mai 2026 a créé l’article L. 1470-5-1 du Code de la santé publique. Lors d’un changement d’éditeur, elle prévoit le transfert de l’ensemble des données dont le professionnel de santé est responsable de traitement.

Le principe est désormais inscrit dans la loi. Les conditions opérationnelles ne sont cependant pas toutes stabilisées. Un décret doit notamment préciser le délai de remise, le montant maximal des frais éventuels et le régime de sanctions. Un référentiel doit aussi définir les modalités techniques, de sécurité et d’interopérabilité applicables au transfert.

Le Data Act européen, applicable depuis septembre 2025, vise également à réduire les obstacles au changement de fournisseur de services de traitement de données. Son application à une situation précise dépend néanmoins du service et du contrat concernés.

En clair : le droit au transfert existe. Mais avant de lancer une migration, demandez toujours à vos éditeurs de confirmer par écrit le périmètre, le format, le calendrier et les conditions financières de chaque prestation.

Quelles données récupérer avant de changer de logiciel médical ?

Le périmètre exact dépend du logiciel utilisé et des fonctions activées dans votre cabinet. Il faut donc obtenir un inventaire précis avant la résiliation.

Selon votre organisation, l’export peut inclure :

• l’identité et les coordonnées des patients ;

• les antécédents, allergies et traitements ;

• les notes et historiques de consultation ;

• les prescriptions ;

• les courriers et comptes rendus ;

• les résultats de laboratoire et d’imagerie ;

• les documents associés au dossier de chaque patient ;

• les rendez-vous passés et à venir ;

• les données administratives et de facturation ;

• les éléments de traçabilité compris dans le périmètre applicable.

Cette liste n’est pas universelle. Certains logiciels stockent aussi des modèles de documents, des paramètres, des formulaires ou des données propres à une spécialité. Demandez ce qui sera transféré, mais aussi ce qui ne le sera pas.

Un bon réflexe consiste à faire valider cet inventaire par le nouvel éditeur. Il pourra identifier les données qu’il sait reprendre, les formats compatibles et les éventuels traitements nécessaires.

Comment savoir si un export est réellement exploitable ?

Le périmètre est clairement défini

Un fichier limité aux noms et coordonnées des patients ne permet pas de reprendre l’activité du cabinet. L’export doit couvrir le périmètre annoncé et préserver les liens utiles entre les patients, les consultations et les documents.

Le format est documenté

Les données peuvent être présentes et rester inutilisables si personne ne sait les interpréter. Leur sens doit être conservé d’un système à l’autre. La documentation doit expliquer les champs, les formats de date, les identifiants, l’organisation des pièces jointes et les éventuelles valeurs codées.

Les fichiers sont lisibles et réutilisables

Un format qui ne peut être ouvert qu’avec l’ancien logiciel limite fortement la reprise. Demandez des formats structurés et courants lorsque cela est possible, accompagnés des documents dans leur format d’origine.

Le transfert est sécurisé

Les données de santé ne doivent pas circuler par une messagerie ordinaire. Les éditeurs doivent convenir d’un canal sécurisé et vérifier l’identité des personnes autorisées à accéder aux fichiers.

L’import peut être contrôlé

Après la migration, vérifiez un échantillon représentatif de dossiers. Contrôlez l’identité, l’historique, les documents, les prescriptions, les résultats et les rendez-vous. Cette recette doit être prévue dans le calendrier, pas improvisée après le basculement.

Trois engagements pour faciliter la sortie des données

À la suite de l’appel lancé par l’association 100 000 Médecins et ses syndicats signataires, Semble, Doctolib, Odaiji et Orisha Healthcare ont confirmé un socle commun d’engagements pour les médecins.

Pour toute demande entrant dans ce cadre, les éditeurs signataires s’engagent à :

1. remettre les données sous 30 jours maximum, sans condition liée à la date de fin du contrat ;

2. fournir un export complet et documenté, couvrant les données nécessaires à la continuité des soins dans le périmètre annoncé ;

3. ne pas facturer la préparation et la remise de cet export par l’éditeur sortant.

Chez Semble, cette approche est cohérente avec la manière dont nous avons conçu la plateforme dès le départ : ouverte, interopérable et sans engagement contractuel. Un professionnel doit rester parce que son logiciel lui convient, pas parce que la sortie est trop compliquée.

Ces engagements portent sur l’export sortant. L’import, le nettoyage, la transformation des fichiers ou l’accompagnement proposé par le nouvel éditeur peuvent relever de prestations distinctes. Demandez un devis clair avant de vous engager.

Portabilité et interopérabilité : quelle différence ?

Les deux notions sont proches, mais elles ne répondent pas au même besoin.

La portabilité permet de sortir ses données d’un logiciel pour changer de solution.

L’interopérabilité permet à plusieurs outils d’échanger et d’utiliser des informations au quotidien. Elle entre en jeu lorsqu’un logiciel de cabinet communique avec une solution de prise de rendez-vous, un laboratoire, un outil de facturation ou un service métier.

La portabilité vous permet de partir. L’interopérabilité vous permet de choisir les outils avec lesquels vous voulez travailler. Dans les deux cas, l’enjeu est le même : garder la maîtrise de votre environnement numérique et éviter les ressaisies inutiles.

Comment préparer la migration de son logiciel médical ?

1. Choisir le nouveau logiciel en pensant aussi à la sortie

Ne comparez pas seulement les fonctionnalités et le prix. Demandez quelles données pourront être importées aujourd’hui, mais aussi ce que vous pourrez récupérer demain si vous décidez de repartir.

2. Cartographier les données utilisées par le cabinet

Listez les informations cliniques, administratives et organisationnelles réellement utilisées. N’oubliez pas les documents, les rendez-vous futurs, les modèles et les besoins propres à votre spécialité.

3. Faire dialoguer les deux éditeurs

Le nouvel éditeur doit confirmer les formats qu’il sait intégrer. L’ancien doit préciser ce qu’il peut fournir et comment. Plus ces échanges commencent tôt, moins vous risquez de découvrir une incompatibilité au dernier moment.

4. Obtenir les conditions par écrit

Demandez le périmètre, le format, la documentation, le délai, le canal de transfert et le coût des éventuelles prestations complémentaires. Vérifiez aussi la durée pendant laquelle vous conserverez un accès à l’ancien logiciel.

5. Prévoir une date de bascule claire

Une migration mal calée peut créer un écart entre l’export et les dernières données saisies. Définissez une date de gel, la manière de traiter les nouvelles consultations et la procédure à suivre pour les informations ajoutées pendant la transition.

6. Tester avant l’arrêt définitif

Contrôlez plusieurs dossiers représentatifs avec votre équipe. Documentez les anomalies et faites-les corriger avant de fermer l’ancien accès. Une validation clinique et administrative est indispensable.

Pour comprendre comment Semble organise cette transition, consultez notre page consacrée à la migration des données.

Les 10 questions à poser avant de choisir un logiciel pour cabinet médical

1. Quelles catégories de données pourrai-je récupérer si je pars ?

2. Les documents resteront-ils associés aux bons dossiers patients ?

3. Dans quel format l’export sera-t-il fourni ?

4. Une documentation complète sera-t-elle remise ?

5. Quel délai maximal est prévu ?

6. L’export sortant est-il gratuit ?

7. Quelles prestations de migration peuvent être facturées séparément ?

8. Comment les données seront-elles transférées en toute sécurité ?

9. Pendant combien de temps garderai-je accès à l’ancien logiciel ?

10. Les conditions de sortie figurent-elles clairement dans le contrat ?

Ces réponses doivent être aussi simples à obtenir que la liste des fonctionnalités. Les conditions de sortie font partie du choix d’un logiciel médical.

Pourquoi Semble défend la liberté de changer

Chez Semble, nous pensons qu’un cabinet doit pouvoir faire évoluer ses outils aussi librement que son organisation.

Cette liberté passe par des choix concrets : une plateforme sans engagement contractuel, un écosystème ouvert, plus de 1 200 intégrations et une API publique documentée. Elle passe aussi par une sortie claire lorsque la solution ne répond plus aux besoins.

Notre engagement sur la portabilité prolonge cette logique. Pour les médecins concernés, nous remettons un export gratuit, complet et documenté dans un délai maximal de 30 jours.

Ce n’est pas seulement une question de conformité. C’est une question de confiance. Les données doivent servir les soins et le fonctionnement du cabinet, jamais devenir un moyen de retenir un professionnel.

Découvrez notre plateforme.

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FAQ

Peut-on changer de logiciel médical sans perdre ses dossiers patients ?

Oui, si la migration est correctement préparée. Elle repose sur un export complet et documenté, un format compatible avec le nouveau logiciel et une vérification des données après l’import. Aucun éditeur sortant ne peut toutefois garantir seul la reprise à l’identique de chaque élément par la solution d’arrivée.

L’export des données d’un logiciel médical est-il gratuit ?

La loi française renvoie encore à un décret la définition du montant maximal des frais éventuels. Semble, Doctolib, Odaiji et Orisha Healthcare ont néanmoins pris l’engagement de ne pas facturer la préparation et la remise de l’export sortant aux médecins concernés. Les prestations d’import ou d’accompagnement du nouvel éditeur peuvent être facturées séparément.

Combien de temps faut-il pour récupérer ses données ?

Le délai réglementaire doit encore être précisé. Les quatre éditeurs signataires de l’engagement appliquent volontairement un délai maximal de 30 jours pour remettre l’export aux médecins qui en font la demande.

Quel format demander pour l’export des données médicales ?

Il n’existe pas encore un format unique adapté à tous les logiciels et à toutes les données. Demandez un format lisible et réutilisable, accompagné d’une documentation qui décrit sa structure. Vérifiez en amont que le nouvel éditeur sait le traiter.

Quelle est la différence entre export et migration ?

L’export consiste à extraire et remettre les données de l’ancien logiciel. La migration inclut aussi leur transfert sécurisé, leur éventuelle transformation, leur import dans la nouvelle solution et le contrôle du résultat.

Quand demander l’export à son ancien éditeur ?

Commencez par définir le calendrier et les formats acceptés avec le nouvel éditeur. Adressez ensuite votre demande suffisamment tôt pour tenir compte du délai annoncé, organiser la bascule et vérifier les données avant la fermeture de l’ancien accès.

Qui est responsable des données du dossier patient ?

La réponse dépend de l’organisation et des traitements concernés. La loi vise le transfert des données pour lesquelles le professionnel de santé est responsable de traitement. En cas de structure complexe ou de doute, faites valider le périmètre par votre référent à la protection des données ou par un conseil compétent.