Moins de stress grâce à l’automatisation des tâches administratives avec un logiciel tout-en-un

‍Le constat

- Des heures passées à traiter manuellement des tâches administratives

- Des difficultés à gérer l’augmentation du nombre de patients

- Des conséquences sur la vie professionnelle et personnelle

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La solution‍

- Une plateforme complète et évolutive qui centralise tous les processus métier en un seul endroit

- Des flux opérationnels automatisés qui réduisent le besoin d'intervention manuelle et font gagner du temps

- Des rappels automatiques qui abaissent le taux de rendez-vous non honorés

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‍Les résultats

- 20 heures de travail administratif en moins par semaine

- Forte croissance du nombre de patients en deux ans

- 87 % de rendez-vous non honorés en moins

- Plus de temps en consultation et plus de temps pour soi

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Liam Stapleton est podologue spécialisé en médecine du sport. Il exerce dans deux centres de santé, à Londres et dans la région du Kent, et utilise Semble depuis deux ans.

Le constat : des heures de tâches administratives qui grèvent les journées

Avant d’utiliser Semble, Liam Stapleton gérait son activité via différentes plateformes. Sans automatisation possible, elles l’obligeaient à effectuer de nombreuses tâches manuellement. Les courriers étaient rédigés sur Word, puis imprimés et postés, tout comme les factures. Liam Stapleton envoyait ensuite lui-même un e-mail post-consultation à chaque patient. Chaque paiement devait également être suivi et rapproché à la main.

« C’était vraiment désordonné, j’avais du mal à m’y retrouver. La communication était difficile.  Avant que nous ne commencions à facturer l’assureur par l’intermédiaire du module mutuelles de Semble , je veillais chaque soir jusqu’à 23 h pour traiter ces formalités. Et j’avais deux fois moins de patients qu’aujourd’hui. »

À mesure que le cabinet de Liam Stapleton se développait, cette charge de travail augmentait elle aussi, affectant au passage sa vie professionnelle et sa vie personnelle.

« J’étais seul à tout gérer en flux tendus. Jusqu’à atteindre mon point de rupture, celui au-delà duquel je n’ai physiquement plus pu continuer comme ça. Je ne pouvais pas accueillir de nouveaux patients car je n’avais plus d’espace mental. Je commençais à craquer sous l’effet du stress. »

La solution : un logiciel tout intégré qui automatise les tâches administratives, pour gagner du temps et réduire son stress

Depuis qu’il a commencé à utiliser Semble il y a deux ans, Liam Stapleton a considérablement élargi sa patientèle et pourtant, la charge de travail administratif générée par son cabinet est désormais bien plus gérable.

Grâce à l’utilisation de Semble et à la mise en place d’un secrétariat médical, Liam Stapleton a drastiquement réduit sa part de travail administratif et peut désormais accorder plus de temps à ses patients et à lui-même.

« Entre Semble et mon secrétariat, j'économise environ 20 heures par semaine. Je vois plus de patients et je ne travaille plus jusqu'à 23h chaque soir. J'ai plus de temps pour moi – je peux aller à la salle de sport après une journée de consultation ! »

Tous les échanges entre Liam Stapleton et ses patients passent désormais par Semble, y compris son compte-rendu de consultation, envoyé automatiquement par e-mail une heure après le rendez-vous. Les rappels de consultations sont également automatisés et ont fait baisser le nombre de rendez-vous non honorés.

« Auparavant, tout était noté dans un agenda physique, et nous avions entre six à huit absences par mois. Cela arrive désormais une fois par mois, quand ça arrive ! Le SMS ou l’e-mail automatique envoyé 24 heures avant le rendez-vous permet à ceux qui l’auraient normalement oublié de le reprogrammer. »

En plus de communiquer plus simplement avec ses patients, il est devenu plus facile pour Liam Stapleton de contacter l’écosystème d’acteurs de santé qui l’entoure.

« L’annuaire des médecins généralistes  est disponible sur Semble. Je peux leur envoyer un e-mail chiffré en un clic, directement depuis Semble. Je n’ai plus à taper, imprimer, poster : cela me prend 30 secondes, plus une heure. »

« Je suis content qu’un confrère m’ait recommandé cette solution qui répond à tous mes besoins. »

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