Choisir un logiciel de gestion de cabinet est une décision complexe, qu’il s’agisse d’une première installation ou d’un changement de fournisseur. En effet, dans un secteur où les enjeux sont aussi importants que celui de la santé, votre outil doit à la fois alléger votre fonctionnement et améliorer la gestion des patients pour que vous puissiez prodiguer des soins de qualité à ceux qui en ont le plus besoin.
Mais par où commencer ? La clé pour trouver un logiciel de gestion de cabinet qui vous corresponde est de prendre le temps de bien définir vos exigences et vos motivations. Lancez-vous à la recherche de la solution parfaite grâce à ces 10 questions simples.
1. Pourquoi est-ce que je veux investir dans ce type de logiciel pour mon cabinet ?
C’est la première question à se poser quand on réfléchit à un logiciel de gestion de cabinet. Quelles problématiques d’équipe espérez-vous résoudre grâce à ce nouvel outil ? Vous devez en avoir pour votre argent et votre temps. Une fois ces problématiques nommées, il est plus facile de trouver la bonne solution pour y remédier.
Parcourez les questions suivantes :
- Votre installation actuelle vous ralentit-elle ?
- La fidélisation patient en souffre-t-elle ?
- Travaillez-vous sur différents logiciels à la fois ?
- Votre installation actuelle est-elle sécurisée ?
- Votre installation permet-elle le télétravail ?
- Le moral de votre personnel est-il bas ?
- Rencontrez-vous des difficultés à intégrer de nouvelles solutions à vos processus existants ?
Identifier ces zones de friction vous aidera à déterminer ce que vous attendez d’une solution de gestion de cabinet. Elle devra en priorité résoudre ces problèmes, quitte à ajouter dans un second temps des fonctionnalités plus accessoires.
2. Cette solution aidera-t-elle au développement de mon activité ?
Les logiciels de gestion de cabinet sont souvent considérés comme de lourds investissements, mais ils peuvent transformer votre façon d’exercer, pour le meilleur. Une bonne solution doit vous faire gagner du temps, s’adapter à votre croissance, augmenter la fidélité et l’implication de vos patients tout en en attirant de nouveaux et en satisfaisant vos employés. Et ce n’est que le début de la liste.
Tous ces éléments correspondent à des mesures qu’il est important de surveiller. Un tableau de bord analytique vous aidera à suivre toutes les informations qui comptent pour vous, des indicateurs financiers aux indicateurs opérationnels. Grâce à lui, vous prendrez les bonnes décisions pour le développement de votre cabinet et mesurerez l’impact positif de votre investissement dans le logiciel.
3. Quels seront les bénéfices de l’utilisation de ce logiciel sur mon activité ?
N’importe quel logiciel de gestion digne de ce nom devrait vous apporter énormément au quotidien :
Pensez à lire les études de cas et les avis disponibles en ligne pour vous faire une idée des bénéfices que retirent des cabinets comme le vôtre et des professionnels de santé comme vous de l’utilisation de tel ou tel logiciel de gestion. Une démo vous permettra de poser toutes vos questions, notamment sur les avantages dans votre contexte spécifique.
4. La solution a-t-elle été conçue par des personnes qui connaissent bien le secteur de la santé ?
Si votre logiciel de gestion de cabinet n’a pas été créé par quelqu’un qui connait parfaitement les défis liés à l’exercice d’une profession de santé en libéral, il est peu probable qu’elle réponde efficacement à vos besoins.
La solution doit renforcer votre activité, être alignée avec vos valeurs et satisfaire les besoins de chaque membre de votre cabinet médical privé. Il est important que la personne qui a créé cette solution comprenne ce que chacun de ces points signifie pour des cliniques comme la vôtre.
Consultez attentivement le site web de la solution et utilisez un moteur de recherche pour valider que la vision de la direction de l’entreprise s’accorde à la vôtre.
5. L’expérience utilisateur conviendra-t-elle à mon équipe ?
Un cabinet est souvent composé de profils divers, avec des objectifs et des capacités propres. L’utilisation et la navigation au sein de votre nouveau logiciel doivent être simples et ses fonctionnalités doivent faciliter la vie professionnelle de tout le monde. Chaque membre du personnel doit y trouver les informations dont il a besoin sans avoir besoin de mobiliser des compétences élevées en informatique.
6. Ce logiciel s’intègrera-t-il à mes outils technologiques existants ?
Peu importe le niveau de sophistication d’un logiciel de gestion, s’il ne s’intègre pas avec les autres solutions dont vous avez besoin, vous devrez probablement recommencer votre recherche depuis le début. Des paiements, aux emails, la synchronisation des informations entre différents logiciels est cruciale pour simplifier vos processus de fonctionnement.
L’idée est de réaliser la totalité, ou du moins la majorité, de vos tâches sur une seule plateforme, ce qui évite les allers-retours entre différentes solutions et vous fait gagner un temps précieux. Pouvez-vous consulter les antécédents médicaux d’un patient et gérer les plans de traitement depuis le même espace que celui où vous prenez les rendez-vous ? Pouvez-vous prescrire des analyses de sang et envoyer des factures sans quitter la solution ? Cela fera une grande différence dans votre quotidien, alors assurez-vous de poser ces questions.
7. Quelle était la dernière mise à jour fonctionnelle ? Quand a-t-elle eu lieu ?
Le monde de la santé numérique évolue rapidement, et sans mises à jour régulières, une solution peut vite devenir obsolète et dépassée. Le logiciel doit évoluer avec le secteur de la santé en intégrant notamment les nouvelles technologies, les tendances du moment et surtout les besoins actuels des utilisateurs. Consultez les réseaux sociaux pour connaitre les dernières fonctionnalités d’une solution ou demandez lors d’une démo quelle est la fonction la plus récente ainsi que la feuille de route pour les prochains mois.
Par ailleurs, les nouvelles fonctionnalités ne doivent pas compromettre l’intégrité de la solution existante : chaque ajout doit avoir un objectif précis, et les éditeurs de logiciel de gestion de cabinet sérieux sont normalement toujours en mesure de justifier solidement l’ajout d’une nouvelle fonctionnalité. Le changement peut être difficile lorsqu’on est habitué à une certaine façon de faire, donc assurez-vous que la multiplicité des nouvelles fonctionnalités ou de modifications ne viendra pas (trop) perturber votre travail.
8. Recevrai-je le niveau de support dont j’ai besoin ?
Sélectionner le bon logiciel de gestion de cabinet n’est que la première étape. Viennent ensuite la migration et la configuration, qui peuvent être intimidantes pour qui ne l’a jamais fait auparavant. Vérifiez qu’une formation à l’outil est proposée, et consultez les avis et les études de cas pour voir ce que les utilisateurs actuels disent du service client. Quel est par exemple le délai de réponse de l’équipe support ?
Ces informations doivent vous assurer qu’en cas de problème, le niveau de support vous permette de reprendre vos activités normales avec le moins d’impact possible sur les patients. En cas de doute, posez la question lors d’une démonstration à un membre du personnel qui devrait pouvoir vous renseigner sur la formation et le support.
9. Comment mes données seront-elles sécurisées ?
Les professionnels de santé ont accès à certaines des données patients les plus sensibles.
C’est pourquoi la sécurité de ces données patients revêt une telle importance. Compte tenu du partage de données entre cabinet et patient, ainsi qu’entre professionnels de santé, il est crucial que vous puissiez faire confiance à la solution pour sécuriser les informations sensibles.
Tout bon fournisseur de logiciel de gestion de cabinet se doit de comprendre l’importance de la protection des données et affiche une section dédiée à ce sujet sur son site web. Chez Semble, nous sommes fiers d’être certifiés ISO27001, ce qui atteste d’un haut niveau de sécurité. Renseignez-vous en priorité sur les protocoles de sécurité des données et les mesures de chiffrement du logiciel envisagé lors d’une démonstration.
10. Ce logiciel de gestion de cabinet améliorera-t-il l’expérience patient ?
Le cœur du problème est le suivant : si votre logiciel de gestion de cabinet n’améliore pas le parcours de vos patients, alors il ne remplit pas correctement sa fonction.
Réfléchissez aux différentes étapes du parcours de votre patient. Quels problèmes souhaitez-vous que votre logiciel de gestion de cabinet résolve avant, pendant et après une consultation ? La prise de rendez-vous en ligne, les téléconsultations et les communications de suivi ne sont que trois exemples de la façon dont une solution de gestion peut se rendre utile à chaque étape de la relation patient.
Cartographiez votre parcours patient actuel et ses points de friction. Grâce à cela, vous devriez pouvoir identifier les points faibles de votre cabinet, y compris les frictions au cœur de vos processus métier, et définir vos objectifs en matière d’expérience patient. Ayez ces éléments en tête lors des démonstrations et abordez chaque point pour comprendre si la solution améliorera réellement l’expérience patient de vos patients.
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