Et si vous pouviez enfin finir à l’heure ?

Mieux gérer son temps, être plus efficace pour partir à l’heure… La productivité n’est pas un terme que l’on aime associer à la médecine en France. Mais il faut bien le reconnaitre : les professionnels du soin manquent de temps. Alors, comment en gagner tout en améliorant la prise en charge des patients ?

Pourquoi gagner du temps est plus important que jamais ?

Les professionnels de santé sont sous pression en raison de facteurs structurels (manque de moyens, pénurie de personnel, vieillissement de la population, etc.), néanmoins, certaines pratiques individuelles peuvent les aider à la faire baisser. Le stress et l’épuisement professionnel touchent aujourd’hui une proportion importante de praticiens, c’est pourquoi l’optimisation de la gestion du temps est devenue cruciale.  

Une meilleure gestion du temps contribue à soulager leur charge mentale quotidienne et à améliorer leur qualité de vie au travail tout en favorisant la déconnexion, essentielle à l’équilibre psychologique.  

En redevenant maitres de leur temps, ils retrouvent de la disponibilité pour leurs patients, mais aussi pour leurs proches et leurs activités personnelles. Un plus pour leur harmonie vie privée-vie professionnelle souvent malmenée. Enfin, un praticien qui reçoit ses patients à l’heure, c’est apprécié et ça se sait !  

Côté patients, les bénéfices sont tout aussi tangibles : réduction des délais de rendez-vous, amélioration de la qualité de la prise en charge grâce à des consultations moins précipitées, plus approfondies, et diminution des erreurs médicales causées par la fatigue des soignants.

Comme l’explique très bien le podologue spécialiste du sport Liam Stapleton, des temps de récupération pour préserver la qualité des soins :

"...je veillais chaque soir jusqu’à 23 h […] J’étais seul à tout gérer en flux tendus. Jusqu’à atteindre mon point de rupture, celui au-delà duquel je n’ai physiquement plus pu continuer comme ça. Je ne pouvais pas accueillir de nouveaux patients, car je n’avais plus d’espace mental."

Où votre temps file-t-il et comment le rattraper ?

Les outils numériques permettent de réduire la part des tâches non médicales tout au long du parcours de consultation, de la préparation au suivi. 

Par exemple, on peut envoyer des formulaires de préconsultation, utiliser des outils de transcription comme Heidi, ou encore partager ses notes avec un confrère via son logiciel de gestion de cabinet. Et ainsi, gagner de nombreuses heures par semaine, comme la psychothérapeute Lucy Joy, qui a "récupér[é] plus d’une journée par semaine à consacrer à de nouveaux patients". 

Quels sont les meilleurs outils pour gagner du temps en tant que praticien ?

Certaines initiatives pour protéger son temps ne requièrent pas d’outils : pour mieux gérer les interruptions, il est utile de développer ses compétences afin de savoir dire non, poser ses limites, etc. De la même façon, savoir déléguer est important, surtout si vous envisagez l’embauche d’un secrétariat médial. Pour le reste, il ne faut pas hésiter à vous aider de la technologie. 

Automatiser les tâches administratives

Avec un logiciel de gestion de cabinet, vous pouvez automatiser l’envoi d’emails et de SMS de rappel de rendez-vous, ainsi que créer des modèles pour vos courriers et documents récurrents. 

Avant l’adoption de Semble et la mise en place de son secrétariat médical, le podologue Liam Stapleton se plaignait de soirées passées à traiter des formalités administratives. En plus d’être chronophages, ces activités généraient du stress et l’empêchaient d’accepter de nouveaux patients. Désormais, Liam Stapleton a pu automatiser certains scénarios clés, comme l’envoi d’un compte-rendu une heure après chaque consultation.

Cela lui permet de recevoir plus de patients qu’auparavant tout en partant du cabinet à l’heure : "J’ai plus de temps pour moi, je peux aller à la salle de sport après une journée de consultation !", déclare-t-il. 

Envoyer des questionnaires de pré-consultation

Numériser les dossiers patients et archiver ses documents en ligne simplifie grandement la recherche d’informations grâce à un classement digital.

C’est ce qu’a pu constater Lucy Joy : elle disposait d’archives manuscrites débordantes du fait du délai de conservation de 7 ans applicable à son activité. Le temps perdu sur les tâches administratives limitait sa formation et le développement de son cabinet.

Le stockage numérique sécurisé de tous ses documents lui permet désormais un accès centralisé et facile aux dossiers patients, aux courriers, factures et autres. Depuis, son activité a augmenté de 40 % et elle passe 12 heures de moins chaque semaine à gérer son administratif. 

En utilisant des outils de gestion adaptés au domaine médical, on peut donc progressivement et significativement améliorer son quotidien. Cependant, il est important de choisir pour cela un logiciel tout-en-un pour éviter de perdre du temps à passer d’une solution à l’autre pour gérer tous les processus du cabinet, des rendez-vous au paiement en passant par les communications de suivi.